Fluktuacja jest jednym z ważniejszych wskaźników HR. Jej zbyt wysoki poziom naraża pracodawcę na dodatkowe koszty związane, m.in. z zapewnieniem zastępstwa do czasu zatrudnienia nowego pracownika, prowadzeniem rekrutacji, a następnie przeszkoleniem nowej osoby. Jednak aby określić, czy w firmie rzeczywiście mamy do czynienia ze zbyt dużą fluktuacją kadr, należy regularnie monitorować jej poziom.
Czym jest wskaźnik fluktuacji?
Wskaźnik fluktuacji określa liczbę pracowników, którzy opuścili naszą organizację w stosunku do wszystkich zatrudnionych. Dotyczy fluktuacji ogólnej i pozwala sprawdzić, czy w ogóle mamy problem z fluktuacją, oraz oszacować jej koszty. Nie dostarcza jednak żadnych dodatkowych informacji odnośnie do grup pracowników lub stanowisk, na których liczba odejść jest najwyższa, ani o ich przyczynach. Co więcej, taki ogólny wskaźnik fluktuacji nie mówi nam niczego o aktualnej sytuacji na rynku, ponieważ potrzebujemy do tego danych z podziałem na odejścia będące decyzją pracodawcy oraz pracownika. Aby bardziej to zobrazować, popatrzmy na zestawienie danych z naszego badania fluktuacji i absencji z ostatnich kilku lat.
Z danych wynika, że w całym badanym okresie wskaźnik fluktuacji będącej decyzją pracownika był wyższy niż w przypadku decyzji pracodawcy. Gdy widzimy, że przeważają odejścia, w których decydentem jest pracownik, a spadają te zależące od decyzji pracodawcy – możemy mówić o rynku pracownika. Gdy jest odwrotnie – możemy domyślać się, że sytuacja na rynku uległa pogorszeniu (np. w związku ze spowolnieniem lub kryzysem gospodarczym). Zatem jeśli mamy podejrzenia, że pracownicy zbyt często podejmują decyzję o opuszczeniu naszej organizacji, warto porównać się do rynku, patrząc na wskaźnik fluktuacji będącej decyzją pracownika.
Jak badać fluktuację w organizacji?
Jeżeli zależy nam na tym, aby zebrane informacje pomogły wskazać, w którym miejscu w organizacji mamy problem ze zbyt wysoką liczbą odejść i z czego on wynika, musimy przyjrzeć się fluktuacji nieco dokładniej niż tylko ogólnie. Warto zbadać poziom i powody odejść w każdej grupie pracowników, bo inaczej sytuacja może wyglądać w grupie pracowników fizycznych lub umysłowych, a jeszcze inaczej w przypadku managementu. Z naszego doświadczenia wynika, że zwykle dla pracowników blue collar ten poziom będzie nieco wyższy niż w przypadku pozostałych grup, np. w badaniu obejmującym 2021 rok ogólny wskaźnik fluktuacji pracowników fizycznych wyniósł 18% i był o 3 punkty procentowe wyższy od wskaźnika dla pracowników umysłowych oraz o 10 punktów procentowych wyższy od wskaźnika dla managementu.
Co więcej, poziom fluktuacji może się także różnić w zależności od branży i sektora lub też województwa, w którym ma siedzibę nasza firma. Warto zatem porównywać swoje wskaźniki do danych rynkowych, aby ustalić, czy zbyt wysoki poziom fluktuacji dotyczy jedynie naszej organizacji, czy może również całej branży.
W tym miejscu trzeba jeszcze wspomnieć, żeby przy zestawianiu swoich wskaźników z danymi rynkowymi, pamiętać, aby porównywać wskaźniki fluktuacji liczone w ten sam sposób, ponieważ tylko wtedy nasze porównanie będzie rzetelne.
Dlatego, biorąc pod uwagę wszystkie powyższe wskazówki, Uczestnicy naszego badania otrzymują dane obejmujące:
- wskaźnik fluktuacji ogólnej dla całej organizacji oraz z podziałem na grupy pracowników (management, white collar, blue collar),
- wskaźniki fluktuacji w zależności od tego, kto był decydentem (pracodawca czy pracownik) wraz z powodami odejść – również z podziałem na grupy pracowników,
- wskaźniki fluktuacji z podziałem m.in. na: wielkość obrotu i zatrudnienia, sektor, branżę, województwo i region.
Przygotowana przez nas analiza pozwala porównać wskaźniki w organizacji do danych pochodzących od wszystkich Uczestników badania przy jednoczesnym zapewnieniu spójności zbierania tych danych.
Wszystkich zainteresowanych zachęcamy do udziału w naszym badaniu fluktuacji i absencji.
Jak obliczyć wskaźnik fluktuacji?
Wskaźnik fluktuacji obliczasz jako stosunek liczby odejść do średniego zatrudnienia w danym okresie, pomnożony przez 100%. Najczęściej podaje się go za rok, jako roczna rotacja, choć policzysz go również dla dowolnego przedziału – ważne, żeby licznik i mianownik pochodziły z tego samego okresu. Do liczby odejść wliczasz każde zakończenie zatrudnienia, także zwolnienie pracownika z inicjatywy firmy. Rozdziel przy tym wskaźnik zwolnień od wskaźnika rezygnacji, bo opisują dwie różne sytuacje. Wynik policz dla całej firmy, a potem dla poszczególnych działów, żeby liczba coś mogła Ci podpowiedzieć.
FAQ
Czy fluktuacja kadr i rotacja pracowników to to samo?
Fluktuacja kadr i rotacja pracowników to dwa określenia tego samego zjawiska. Oba opisują ruch osób odchodzących z firmy oraz przyjmowanych na ich miejsce w określonym czasie. W praktyce HR używa się ich zamiennie, a spotkasz też trzeci wariant – płynność kadr. Czym jest fluktuacja kadr w liczbach? To stosunek liczby odejść do średniej liczby zatrudnionych, podawany w procentach.
Jak sprawdzić, dlaczego pracownicy odchodzą?
Przyczyny odejść poznasz dopiero wtedy, gdy zejdziesz poniżej wskaźnika ogólnego. Najbardziej bezpośrednim źródłem jest exit interview – rozmowa przy zakończeniu współpracy, w której pytasz wprost o powód decyzji. Zapisuj te powody w jednej, spójnej kategoryzacji dla wszystkich odejść pracowników, bo tylko wtedy dane da się porównać. Sprawdzaj je osobno w różnych grupach pracowników oraz na danym stanowisku, bo motywy w produkcji i w zespole managerskim zwykle się różnią. Skup się zwłaszcza na odejściach z własnej inicjatywy pracownika, bo to one najczęściej sygnalizują problem po stronie firmy. Powtarzające się odpowiedzi, na przykład niskie wynagrodzenia albo brak możliwości rozwoju, dają Ci gotową mapę do identyfikacji problemów i konkretne miejsce do działania.
Jakie są rodzaje fluktuacji kadr?
Fluktuację dzieli się na dwie pary: dobrowolną i niedobrowolną oraz funkcjonalną i dysfunkcjonalną. Rotacja dobrowolna to odejścia z decyzji pracownika, a rotacja niedobrowolna następuje z inicjatywy pracodawcy. Drugi podział ocenia skutek: fluktuacja funkcjonalna oznacza odejścia osób o słabych wynikach, a fluktuacja dysfunkcjonalna to utrata wartościowych pracowników. Odejście osoby o niskiej efektywności bywa dla firmy korzystne i mieści się w tak zwanym ogólnym indeksie rotacji pozytywnej. Największe szkody przynosi rotacja dysfunkcjonalna, czyli odchodzenie doświadczonych pracowników z kluczowymi kompetencjami. Dlatego samego wyniku nie powinno się oceniać w oderwaniu od tego, kto odchodzi – to rodzaje fluktuacji kadr mówią więcej niż jedna liczba.
Kiedy wskaźnik fluktuacji jest za wysoki?
Nie istnieje jeden próg, powyżej którego wskaźnik rotacji zatrudnienia jest za wysoki. Granica zależy od specyfiki branżowej. W handlu detalicznym wysoki wskaźnik bywa normą, a w administracji publicznej ta sama wartość byłaby sygnałem alarmowym. Dlatego swój wynik zestawiaj z firmami o podobnym profilu, a nie ze średnią całej gospodarki. O problemie świadczy nie pojedynczy odczyt, lecz trend – utrzymywanie się wysokiej fluktuacji przez kilka okresów z rzędu. Najpoważniejszy sygnał to wysoki współczynnik odejść wśród najlepszych osób oraz na kluczowych rolach, bo taki wynik wymaga interwencji. Niski wskaźnik również interpretuj ostrożnie, bo bywa także oznaką zastoju lub braku dopływu nowych kompetencji.
Jakie są najczęstsze przyczyny odchodzenia pracowników?
Pracownicy odchodzą najczęściej z kilku powtarzalnych powodów, a nie z jednego. Pierwszy to rozczarowanie wynagrodzeniem i warunkami pracy, które odbiegają od rynku. Drugi to brak perspektyw rozwoju oraz brak informacji zwrotnej, przez które pracownik nie widzi dla siebie przyszłości w firmie. Trzeci to wypalenia zawodowe, zwykle poprzedzone niskim zaangażowaniem oraz spadkiem energii do pracy. Część odejść ma jednak przyczyny niezależne od pracodawcy, takie jak zmiana miejsca zamieszkania czy osiągnięcie wieku emerytalnego. Odejście na emeryturę zaplanujesz z wyprzedzeniem, ale rezygnacji z powodu wypalenia lub braku możliwości rozwoju zawodowego zwykle da się zapobiec wcześniej.
Czy fluktuacja pracowników sezonowych i produkcyjnych to powód do niepokoju?
Wysoka fluktuacja pracowników sezonowych i produkcyjnych nie zawsze jest powodem do niepokoju. U pracowników sezonowych rotacja jest wpisana w model pracy – osoby zatrudnione na czas zbiorów czy szczytu sprzedaży odchodzą planowo, więc nie liczysz ich tak samo, jak rezygnacji ze stałego etatu. U pracowników produkcyjnych wskaźnik bywa naturalnie wyższy niż w biurze, dlatego oceniaj go na tle podobnych zakładów, nie całej firmy. Niepokojący staje się dopiero wtedy, gdy konkretne stanowisko pracy generuje odejścia szybciej, niż zdążasz obsadzić wolne miejsca. Dlatego fluktuację tych grup licz osobno oraz z własnym punktem odniesienia, zamiast wrzucać ją do jednego wskaźnika ogólnego.
Jak zmniejszyć rotację pracowników i zatrzymać ich w firmie na dłużej?
Fluktuację ograniczysz wtedy, gdy usuniesz konkretne przyczyny odejść, a nie gdy zadziałasz ogólnikowo. Zacznij od pieniędzy – konkurencyjne wynagrodzenie to warunek wstępny, bo gdy pensje odbiegają od rynku, pozostałe działania nie zadziałają. Daj ludziom perspektywę: jasną ścieżkę awansu i szkolenia, które realnie rozwijają kompetencje. Zadbaj o poczucie bezpieczeństwa i stabilności zatrudnienia, bo niepewność wypycha nawet dobrze opłacane osoby. Buduj kulturę organizacyjną, w której ludzie chcą zostać, bo to ona spaja pozostałe elementy. Aby skutecznie przeciwdziałać odejściom, monitoruj kluczowe wskaźniki HR i reaguj, zanim rotacja urośnie. Takie połączenie działań daje niższą rotację i niższe koszty – zatrzymanie wartościowej osoby kosztuje mniej niż znalezienie i wdrożenie nowej.
Jakie koszty i straty powoduje duża rotacja pracowników?
Poza oczywistymi wydatkami w procesie rekrutacji i przy wdrożeniu nowego pracownika wysoka fluktuacja generuje koszty, których nie widać wprost w budżecie. To jeden z najbardziej niedoszacowanych problemów w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Gdy ktoś odchodzi, jego wykonywane obowiązki spadają na pozostałych pracowników oraz obciążają ich dodatkowym zakresem obowiązków zawodowych. To obniża ogólną efektywność zespołu i psuje atmosferę w miejscu pracy. Im większy udział odejść w ogólnej liczbie pracowników, tym większe straty dla rentowności firmy. Realne straty finansowe to więc nie tylko sama wymiana pracowników, ale też spadek wyników w całym przedsiębiorstwie. Częsta rotacja jest jednym z czynników najmocniej negatywnie wpływających na wizerunek pracodawcy. Na wymagającym rynku pracy firma znana z dużej rotacji trudniej przyciąga kandydatów, co staje się barierą wzrostu konkurencyjności firmy. Wszystkie te negatywne skutki narastają stopniowo, dlatego wysoką fluktuację w Twojej firmie warto wyceniać, a nie tylko obserwować.
Jak systematycznie monitorować poziom fluktuacji w firmie?
Fluktuację monitorujesz skutecznie wtedy, gdy mierzysz ją cyklicznie, a nie raz na jakiś czas. Regularne przeprowadzanie pomiaru pozwala wychwycić niekorzystną zmianę, zanim problem pojawia się na dużą skalę. Traktuj fluktuację jako wskaźnik opisujący kondycję zespołu w czasie, a nie pojedynczą liczbę do raportu. Właśnie dlatego stały pomiar jest warunkiem właściwego interpretowania wyniku – jeden odczyt niczego nie przesądza. Tak zbierane dane o rotacji stają się podstawą oceny sytuacji kadrowej i konkretnych decyzji, a nie formalnością.
